もくじ
【概要】
- 著者：泉 正人
- 発売日：2008年3月
- ページ数：172ページ
本の目次
1 「仕組み」があなたの仕事を変える2 「作業系」の仕事を徹底的に効率化する
3 あらゆるタスクを一元管理する
4 「仕組み」で考える人はこうしている“７つの習慣”
LAST 「仕組み」仕事術が目指すもの
【結論（1番の訴求ポイント）】
仕組みとは、誰が、いつ、何度やっても同じ成果が出せるシステムの事
「この業務は仕組み化するように」
今もどこかの会社でこのような指示が出ているかもしれない。
仕組み化する事はメリットが大きい。仕組み化できれば誰でも同じ成果が出せるようになる。
今まではその人しか出来なかった業務が、他の人も出来るようになり、これは会社にとっては大きなメリットで、業務の属人化を防ぐといったリスクヘッジにもなる。
だからこそ、このような指示が上司から出る。
ただ使い方を間違えるとデメリットしか生まない事もあるから注意が必要だ。
まずは仕事の属性を確かめよう。そして仕組み化しよう。
基本的な考え方は、面倒くさいをいかに楽にやるか。だ。
言い換えると、その仕事を一番楽に、かつ早くこなすにはどうしたらいいかを考える事。
この考え方が仕組み化する上で、一番重要なものになる。
【ポイント】
2つの面倒くさい仕事
作業系の面倒くさい仕事と、考える系の面倒くさい仕事だ。
このうち仕組み化できるのはどちらだろうか？（もしくは両方仕組み化が可能だろうか？）
答えは、作業系の面倒くさい仕事だ。
作業系とはルーチンワークが主に該当する。このルーチンワークは基本的にマニュアルが整備されている事が多い。（使える使えないは別にして）
つまり文書化されているのだ。この文書化できるというのがポイントだ。
文書化が可能という事は、他人でも同様にやればできるという事にもなる。優秀な人が出す結果を、他の人でも出せるようにする。
そうする事でレベルの底上げが出来る。会社にとってはメリットが大きいだろう。
例えば、めちゃくちゃキレイな画像を撮影する技師がいたとする。一見すると、その人にしか出来ないような検査方法かもしれない。
だがこれを文書化できれば、極端に言えば入社1年目の技師でも同じような画像が出せるようになる。これがどれほど大きなメリットになるかは簡単に想像できるだろう。
逆に考える系の面倒くさい仕事は簡単には仕組み化が出来ない。
なぜか？
それは考えるという作業が属人性が高いからだ。
属人性が高いという事は、出てくる結果（アウトプット）にバラつきが出るという事でもある。
これでは一定の結果は望めない。
10年目の技師と1年目の技師が、同じ判断を出来るだろうか？
このように考える系の仕事を仕組み化しようとしてしまうと、逆に効率性やクオリティが下がってしまう事もある。
仕組み化のポイント
仕組み化する業務については前述した。では実際に仕組み化するポイントを見ていく。
ポイントは3つある。
能力や感性に頼らない事、意志力に頼らない事、記憶力に頼らない事、である。
まず能力や感性に頼らないというのは前述した通りになる。
能力や感性に依存してしまうと、経験の差によってアウトプットに差が出る。経験年数が8年の同じ30歳でも能力が違えば感性も違う。CTを専攻してきたのか、MRIを専攻してきたのかでも違うだろう。
このような異なるバックグラウンドを持つ技師に、各々で判断を委ねると一定の結果は望めない。
例えば、「造影後は、ある程度待って副作用が出なかったら帰ってもらう」という仕組みを作ったとする。
この「ある程度」の判断が曖昧だ。
ある人は5分かもしれないし、ある人は30分かもしれない。このように判断にバラつきが出てしまうのだ。
ここは「造影後、10分経過して何も起きなければ帰宅可能」とするべきなのだ。
次の意志力に頼らないという事。
これは、人間の意思というのは以外と当てにならない事を知っておかなければならない。
こんな経験は無いだろうか？
細マッチョに憧れてジムに入会した。週に3回ほど通うを自分に課し、最初の1カ月は順調に進んでいた。
だがある日、残業が入っていつも行っている時間に行けなくなってしまった。
「まぁ1回くらいいいか」
この時は、次こそは行くぞと思っているのだが、実際に1回スキップしてしまうと、その後は何かしら理由をつけて行かなくなってしまう。
「次に少し多めに筋トレしよう」、「今度行った時にいつもより負荷をかけてやれば大丈夫」
こんな事を考え、気が付けば何カ月も行ってない事に気が付く。そして会費がもったいなくなり退会した。
これは自分の意志力をあてにしてしまったから起きた事とも言える。
自分の意思は予想以上に弱い。これが介在する仕組みにしてしまうと、ジム通いの例のように何かしら理由をつけてやらなくなってしまうのだ。
なので仕組みを作る時は、意志力をあてにする設計は避けるべきである。
最後の記憶力に頼らないというのも基本的に同じ理由だ。
人間の記憶力は案外あてにならない。自分では確実にコレだと思っていても、結構間違っている事も多い。神経衰弱なんかはその典型だろう。
このカードはここにあったはずだ！と思ってめくってみると違うカードだった。こんな経験は誰しもあると思う。
エビングハウスの忘却曲線というのを知っているだろうか？学習してから20分後には42％を忘れるというヤツだ。※実際には忘れる程度ではなく、再度覚えるのに初回かかった時間の42％程度で覚えられるという意味らしいが
どちらにせよ、人間は一度覚えても忘れる生き物なのだ。
要点だけが書いてあるマニュアルで、詳細は自分の記憶頼み。
こんなやり方だと、「あれっ、これってどうやるんだっけ？」が頻発して、作業がストップしてしまうのは容易にイメージできるだろう。
繰り返しになるが、仕組み化するポイントは、能力/感性に頼らない、意志力に頼らない、記憶力に頼らないの3つだ。
この3つを気を付けるだけで、全然違った仕組みが出来上がるだろう。
管理職は人を管理せずに仕事を管理する
管理職、英語で言うとマネージャーだが、一般的に管理職というと部下を管理するというイメージだろう。
つまり人を管理していると思われがちなのだが、本書では人ではなく、仕事を管理すると言っている。
なぜか？
人を管理すると、どうしても好き嫌いが入ってしまうからのようだ。
なるほど、言われて納得である。
確かに管理職も人間だ。当然、好き嫌いは出てくるだろう。好き嫌いまでいかなくても、合う合わない出てくる。
合う部下ならプラス評価も貰えやすいかもしれない。ただ合わない部下だったら？
自分でも気が付かないうちにマイナス評価を与えてしまっているかもしれない。
これを仕事で管理するとどうなるか？
最終的に出来たか出来ないかで判断できるようになる。感情が入る事が無いので、オートマチックに判断できる。
こうなると、もはや人じゃなくAIでいいのでは？とも思うが、全くその通りなのかもしれない。
そもそも文書化できるという事は、AIに入力できるという事でもある。今はまだ人がやる方が優勢かもしれないが、今後、AIにやってもらうという未来も近いのかもしれない。
ただAIは考える系のタスクはまだまだ苦手だ。なので当面は作業系がメインになるだろう。
作業系の面倒くさい仕事を仕組み化する。すなわちAIでも出来るようにする。
仕組み化は目の前の業務を効率化させるだけじゃなく、将来的にも有効な方法なのだ。
ただそのためには、作業系、考える系を適切に振り分けなければならないのはいうまでもない。
【個人的補足】
「めんどくさい」をいかに楽にやるか
めんどくさいと思うには2パターンがある。
単にめんどくさいと思うケースと、達成までの工程がイメージできるためにめんどくさいと思うケースだ。
違いはプロセスがイメージ出来ているかどうか。
イメージ出来ていれば、後は仕組み化できる部分があるかどうかを考え実施していくだけだ。
リスト化して機械的に処理していく。
こうすれば、今の業務が格段に効率化されるだろう。
一方で、前者の場合は難しい。
そもそもプロセスがイメージ出来ていない時点で、スタートラインにすら立っていない。
まずはその業務の全体像を把握する事からだろう。
また仕組みは一度作って終わりではなく、都度アップデートしていく必要があるのを付け加えておく。
